Política de Privacidade

1. Dados Coletados

O Prontio coleta e trata as seguintes categorias de dados:

• Dados de identificação e contato dos pacientes: nome, CPF, RG, data de nascimento, sexo, estado civil, telefone, e-mail, endereço, responsável e convênio.
• Dados de saúde (Art. 5º, II): prontuários (evoluções clínicas), receitas, solicitações de exames, atestados, encaminhamentos, termos de consentimento clínico e documentos e imagens anexados.
• Teleconsulta: registro do consentimento do paciente (data, hora e endereço IP). O vídeo não é gravado.
• Comunicação com pacientes: mensagens enviadas e recebidas por WhatsApp e e-mail para confirmação, lembrete e agendamento de consultas.
• Agendamento online: dados informados pelo paciente e registro do aceite, com a versão do documento aceito, data e hora.
• Dados dos usuários do Sistema: nome, e-mail, papel na clínica e registros de acesso e autenticação (data, hora, endereço IP e navegador).
• Dados do Contratante: dados cadastrais e de cobrança. Os dados do cartão de crédito são transmitidos ao provedor de pagamento no momento do cadastro e não são armazenados pelo Prontio, que guarda apenas a bandeira e os quatro últimos dígitos.
• Dados financeiros: registros de transações (receitas e despesas) vinculados à clínica.
• Dados de uso: logs de acesso ao sistema, endereço IP, user-agent do navegador, horário de uso e ações realizadas, coletados automaticamente para fins de segurança e auditoria.
• Dados de origem de acesso: parâmetros de campanha presentes no endereço da página de entrada (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content e gclid), registrados no cadastro do usuário ou do interessado. São lidos diretamente do endereço acessado, sem scripts, pixels ou cookies de terceiros, e servem para identificar por qual canal o interessado chegou ao Prontio. Não descrevem a navegação dentro do Sistema nem têm relação com dados de pacientes.
• Dados de interessados: dados informados voluntariamente no formulário de solicitação de acesso (nome e e-mail e, opcionalmente, telefone, especialidade, nome da clínica e número de profissionais).

2. Base Legal para Tratamento (Art. 7° e Art. 11)

Dados tratados pelo Prontio como controlador (usuários, Contratantes e interessados): execução de contrato (Art. 7º, V), cumprimento de obrigação legal (Art. 7º, II) e legítimo interesse (Art. 7º, IX), este para segurança, auditoria e mensuração da eficácia da divulgação da própria plataforma.

Dados de pacientes, tratados pelo Prontio como operador, por conta e ordem da clínica ou do profissional responsável: as bases legais são definidas pelo controlador. Em regra, são a tutela da saúde (Art. 7º, VIII, e Art. 11, II, "f"), o cumprimento de obrigação legal e regulatória, inclusive a guarda do prontuário, e, no agendamento online e na teleconsulta, o aceite do paciente registrado no Sistema.

3. Direitos do Titular (Art. 18)

O titular dos dados pessoais tem direito a, mediante requisição:

• Confirmação e acesso: confirmar a existência e acessar seus dados pessoais.
• Correção: solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização ou eliminação: solicitar a anonimização ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos.
• Portabilidade: solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor.
• Informação sobre compartilhamento: saber com quais entidades seus dados são compartilhados.
• Revogação do consentimento: revogar o consentimento a qualquer momento, quando aplicável.
• Oposição: opor-se a tratamento fundado em legítimo interesse, como o registro de dados de origem de acesso e a mensuração da eficácia da divulgação da plataforma. A oposição não alcança tratamentos necessários ao cumprimento de obrigação legal ou à execução do contrato, como a guarda de prontuários.

Como exercer. Usuários, Contratantes e interessados exercem seus direitos perante o Prontio, pelo canal indicado na seção 9. Pacientes exercem seus direitos perante a clínica ou o profissional responsável pelo atendimento, que é o controlador dos seus dados. O Prontio presta ao controlador o apoio técnico necessário para atender à solicitação, inclusive a extração dos dados de um paciente.

Nota importante: a eliminação de prontuários está sujeita ao prazo mínimo de guarda de 20 anos a partir do último registro (Resolução CFM nº 1.821/2007 e Lei nº 13.787/2018). A guarda é dever do controlador. A trilha de auditoria é mantida mesmo após a eliminação ou anonimização de um cadastro, nos termos da seção 6.

4. Segurança dos Dados

O Prontio adota medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados pessoais:

• Criptografia em trânsito: todas as comunicações são protegidas por HTTPS/TLS.
• Criptografia em repouso (AES-256): o banco de dados é hospedado na infraestrutura Supabase/AWS, que aplica criptografia AES-256 para dados armazenados (at-rest) e criptografia TLS para dados em trânsito (in-transit).
• Controle de acesso: cada clínica acessa apenas os seus próprios dados. O isolamento entre clínicas é assegurado por controles de acesso em nível de banco de dados e por escopo de aplicação que restringe cada requisição aos dados da clínica correspondente.
• Papéis e permissões: permissões por papel (gestor, profissional de saúde, secretária e financeiro), aplicadas pela aplicação e, para dados clínicos e financeiros, também pelo banco de dados.
• Autenticação: autenticação individual por e-mail e senha ou conta Google, com autenticação em dois fatores obrigatória conforme o perfil de acesso e disponível para todos os usuários.
• Registros de auditoria: operações de criação, alteração e exclusão realizadas por usuários em cadastros de pacientes, agendamentos, transações financeiras, prontuários e receitas são registradas com identificação do usuário, data, hora e recurso, com o estado anterior e posterior do registro ou, para conteúdo clínico, apenas metadados.
• Logs técnicos: identificadores diretos são mascarados nos registros técnicos e na telemetria de erros.
• Cópias de segurança: (i) cópia diária da base de dados pelo provedor de infraestrutura, criptografada, com retenção de 7 dias; (ii) cópia diária da base de dados gerada pela aplicação, armazenada com criptografia em repouso, com retenção de até 90 dias; (iii) réplica externa dessa cópia em provedor distinto, com acesso restrito, retida por até 12 meses.
• Acesso do Prontio: pessoas autorizadas do Prontio podem acessar dados de uma clínica exclusivamente para suporte técnico, correção de falhas, cumprimento de obrigação legal ou instrução da clínica, mediante autenticação em dois fatores. O início de cada acesso é registrado em trilha de auditoria.

5. Cookies e Rastreamento

O Prontio utiliza apenas cookies próprios, necessários ao funcionamento do Sistema:

• Sessão e autenticação: mantêm o usuário conectado. Contêm o token de acesso e os dados de cadastro do usuário, como nome, e-mail e, quando houver, os parâmetros de campanha do primeiro acesso. Permanecem no navegador até o encerramento da sessão ou por até 400 dias.
• Funcionamento: registram a clínica selecionada (até 1 ano), o dispositivo confiável para a autenticação em dois fatores (até 30 dias) e ainda a unidade de atendimento selecionada (até 1 ano), a etapa pendente do cadastro e da contratação (até 24 horas), o código de indicação até a conclusão do cadastro (até 7 dias), o acesso do paciente ao portal da clínica (até 30 dias), o acesso de suporte do Prontio a uma clínica (até 8 horas) e uma verificação de segurança usada no cadastro e no login com conta Google, apagada ao concluí-los.
• Ausência de cookies de marketing/tracking: o Prontio não utiliza cookies de terceiros para fins de marketing, publicidade ou rastreamento comportamental. Não são empregadas ferramentas de analytics de terceiros que coletem dados dos usuários.

Origem de acesso. O Prontio registra os parâmetros de campanha presentes no endereço da página de entrada. O registro é feito no próprio Prontio, sem scripts, pixels ou cookies de terceiros, e não acompanha o titular fora das páginas do Prontio.

6. Retenção e Encerramento

Dados de pacientes e da clínica são mantidos durante a vigência da contratação. A guarda do prontuário é dever do profissional ou da clínica responsável pelo atendimento, nos termos da regulamentação do Conselho Federal de Medicina. O Prontio atua como custodiante técnico apenas enquanto durar a contratação.

Inadimplência. Havendo atraso no pagamento, o acesso ao Sistema é mantido e o Contratante é avisado no próprio Sistema. Persistindo a inadimplência, o Prontio poderá suspender o acesso mediante aviso prévio de, no mínimo, 15 (quinze) dias. Os dados são preservados durante a suspensão e sua exportação pode ser solicitada.

Encerramento. Encerrada a contratação, o Contratante pode solicitar, em até 90 (noventa) dias, a exportação dos dados estruturados do Sistema, entregue em até 15 (quinze) dias da solicitação. Arquivos anexados são entregues mediante solicitação específica, em prazo acordado. Após a entrega, ou decorridos 90 dias do encerramento sem solicitação, os dados são tornados inacessíveis e eliminados em até 30 (trinta) dias, mediante comunicação prévia, ressalvados os que a lei obrigue manter. Cópias de backup são eliminadas pela expiração de seu prazo de retenção, em até 12 (doze) meses.

Dados tratados pelo Prontio como controlador. Os registros de acesso e autenticação são mantidos por 90 (noventa) dias. Os dados dos usuários e do Contratante são mantidos durante a contratação e, depois dela, pelos prazos de obrigações legais e fiscais. Os dados de interessados e de origem de acesso são mantidos enquanto houver interesse na contratação e eliminados mediante solicitação.

7. Compartilhamento e Subprocessadores

O Prontio não vende, aluga ou comercializa dados pessoais. O compartilhamento ocorre apenas com prestadores de serviço que atuam por conta e ordem do Prontio, na medida necessária para operar a plataforma, e com autoridades quando houver obrigação legal.

• Supabase (AWS) — banco de dados, autenticação e armazenamento
• Vercel — hospedagem e execução da aplicação
• Resend — e-mails transacionais
• Asaas — processamento de pagamento
• Daily.co — vídeo de teleconsulta
• BotConversa — provedor de mensagens WhatsApp (BSP)
• Meta / WhatsApp — plataforma de mensagens
• Anthropic — recursos de inteligência artificial, quando habilitados
• Sentry — telemetria de erros
• Cloudflare — armazenamento de cópias de segurança e intermediação técnica de mensagens de WhatsApp
• Google — autenticação e sincronização com o Google Calendar, quando conectada pelo usuário (data, hora, tipo e identificador dos agendamentos, sem nome ou contato do paciente)
• BirdID / VIDaaS — assinatura digital de documentos, quando utilizada (apenas resumo criptográfico)

Recursos de inteligência artificial. Quando a clínica mantém habilitados os recursos de inteligência artificial, o texto digitado no campo de medicamentos pode ser enviado à Anthropic para verificação de interações. Antes do envio, CPF, telefone, e-mail e RG em formato reconhecível são mascarados; nomes não são. Não é enviado identificador do paciente. Recomenda-se não incluir nomes nesse campo. O uso do recurso é registrado sem o conteúdo enviado.

Assinatura digital. Quando utilizados recursos de assinatura digital, é transmitido aos provedores apenas o resumo criptográfico (hash SHA-256) do documento, nunca o seu conteúdo.

Em caso de reorganização societária, fusão, aquisição ou venda de ativos, os dados pessoais poderão ser transferidos ao sucessor, mantidas as finalidades e as garantias desta Política, com comunicação prévia aos titulares.

Mensuração de publicidade. O Prontio anuncia a própria plataforma no Google Ads. Para identificar quais anúncios resultaram em contratação, o identificador de clique (gclid) registrado no primeiro acesso pode ser enviado ao Google, acompanhado da data e do valor da contratação. O envio é manual, em lote, e não inclui nome, e-mail, telefone, CPF, CNPJ nem qualquer dado de paciente. O gclid não identifica o titular para o Prontio. O tratamento apoia-se no legítimo interesse (Art. 7º, IX) em aferir a eficácia da divulgação da própria plataforma, não sendo empregado para publicidade direcionada, remarketing ou formação de perfil comportamental. O titular pode se opor a esse tratamento pelos canais indicados na seção de Direitos do Titular.

O Google atua como subprocessador apenas na autenticação e na sincronização de agenda, quando habilitadas, nos termos do DPA. Na mensuração de publicidade descrita acima, o Google não recebe dado de paciente nem conteúdo do Sistema.

8. Transferência Internacional de Dados

O Prontio utiliza infraestrutura de nuvem gerenciada (Supabase, sobre Amazon Web Services), que adota práticas de segurança reconhecidas no setor, incluindo criptografia em repouso (AES-256) e em trânsito (TLS) e backups diários criptografados. O banco de dados principal está atualmente hospedado em data center da Amazon Web Services nos Estados Unidos. Como esse armazenamento envolve transferência internacional de dados pessoais, ela é regida pelos arts. 33 a 36 da LGPD e amparada por cláusulas-padrão contratuais de proteção aplicáveis ao tratamento, com previsão de adoção das cláusulas-padrão da ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024). As cópias de segurança e a execução da aplicação também ocorrem em infraestrutura no exterior. Operam servidores fora do país: Vercel, Resend, Daily.co, Anthropic, Sentry, Cloudflare e Google (Estados Unidos) e Meta/WhatsApp (operação global).

9. Contato do Encarregado (DPO)

Para exercer seus direitos ou esclarecer dúvidas sobre esta Política:

• Usuários, Contratantes e interessados: privacidade@prontio.com.br
• Pacientes: a clínica ou o profissional responsável pelo atendimento, na condição de controlador. Recebendo solicitação de paciente, o Prontio a encaminha ao controlador e presta o apoio técnico necessário.

10. Controlador e Operador

Em relação aos dados de cadastro, faturamento e uso do sistema pelos profissionais e pela equipe da clínica, o Prontio atua como controlador, tratando-os para viabilizar a contratação, prestar suporte, cobrar e cumprir obrigações legais.

Em relação aos dados de pacientes inseridos na plataforma, o Prontio atua como operador, tratando-os por conta e ordem da clínica ou do profissional responsável, que é o controlador.

11. Alterações nesta Política

Alterações relevantes desta Política serão comunicadas e exigirão novo aceite para a continuidade do uso.